Przestrzeń biurowa – architektura i aranżacja
Jak stworzyć ergonomiczne i przyjazne środowisko pracy, o czym warto pamiętać, wymagania i przepisy czyli wszystko o architekturze przestrzeni biurowej
Wg statystyk człowiek spędza średnio aż 99 117 godzin w pracy!
Biuro w dzisiejszych czasach często bywa naszym drugim domem. Dlatego jego funkcjonalność nie powinna ograniczać się do związanej wyłącznie z wykonywaniem obowiązków służbowych ale również powinna służyć jako przestrzeń do odpoczynku i relaksu a także przyjmowania kluczowych gości (np. klientów). Dlatego powinniśmy zadbać o to aby wnętrze biura miało odpowiednią aranżację.
Przestrzeń
W tym zakresie istnieje sporo regulacji i wymogów prawnych związanych z poziomem oświetlenia, hałasu, zapewnieniem właściwej wentylacji pomieszczenia oraz wielkością powierzchni przeznaczonej dla jednego pracownika. To tylko niektóre wskaźniki określone w rozporządzeniach Ministra Pracy i Polityki Socjalnej. Oto najważniejsze z nich:
Kryterium, które określa wymaganą wielkość przestrzeni w pomieszczeniach służbowych jest konieczność zapewnienia odpowiedniej ilości i jakości powietrza do oddychania. Dlatego pomieszczenie pracy musi mieć kubaturę odpowiednią dla ilości pracujących w niej osób. Przepisy określają minimalną powierzchnię pomieszczenia i jego wysokość. Na każdego z pracowników jednocześnie zatrudnionych w pomieszczeniach stałej pracy przypadać powinno co najmniej 13 m3 wolnej objętości pomieszczenia oraz co najmniej 2 m2 wolnej powierzchni podłogi. Niewłaściwe dobranie powierzchni do ilości zatrudnionych osób nie dość, że narusza prawno, to przede wszystkim negatywnie wpływa na wykonywanie pracy. Mała i ciasna przestrzeń biurowa utrudnia organizację stanowiska pracy, naraża pracowników na nadmierny hałas oraz ogranicza świeże powietrze. Za dużo przestrzeni ma również negatywny wpływ na wydajność pracy. Rozplanowanie stanowisk pracy na bardzo rozległej przestrzeni generuje dodatkowe wykorzystywanie czasu pracy (wędrówki między poszczególnymi działami i brak sąsiedztwa współpracujących ze sobą osób dezorganizuje czas pracy).
Wysokość pomieszczeń nie może być mniejsza niż 3 m.
Pomieszczenia pracy powinny być oświetlone światłem dziennym oraz światłem elektrycznym.
Okna powinny być wyposażone w urządzenia eliminujące nadmierne operowanie promieni słonecznych padających na stanowiska pracy.
W pomieszczeniach pracy należy utrzymywać temperaturę nie niższą niż 18°C oraz zapewnić odpowiednią wentylację lub klimatyzację. Organizacja przestrzenna stanowisk pracy biurowej powinna być dostosowana do charakteru i wymagań wykonywanej pracy:
wielkoprzestrzenne rozwiązanie (tzw. Open space)
pomieszczenia indywidualne
Ze względów na bezpieczeństwo poruszania się podłoga powinna być równa, o powierzchni zabezpieczającej przed poślizgiem, bez luźno leżących przedmiotów, kabli itp. – najlepiej wyposażona w tzw. techniczną podłogę.
W biurach, w których przyjmowani są interesanci powinna być wydzielona powierzchnia na poczekalnie dla klientów.
Aranżacja biura powinna przede wszystkim wiązać się z charakterem branży, w jakiej działa firma. Zgodność wizerunkowa wzmacnia pozycję nowoczesnej, otwartej na innowacje firmy.
Aranżacja a struktura organizacyjna
Jeszcze kilka lat temu aranżując biuro należało mieć na uwadze strukturę organizacyjną firmy przez wyodrębnienie w jego przestrzeni poszczególnych działów czy osób decyzyjnych. Wydzielenie gabinetu prezesa czy poszczególnych managerów zapewniało tym osobom optymalne warunki pracy oraz ułatwiało identyfikację tych osób przez klientów zewnętrznych. Obecnie coraz częstszą praktyką staje się rezygnacja z oddzielnych gabinetów dla kadry menedżerskiej (jednak wszystko zależy od charakteru firmy). Praca w jednej przestrzeni ułatwia dostęp do menedżerów, przyspiesza transfer wiedzy i podejmowanie decyzji. Pomaga przełamać bariery związane z hierarchią w firmie. Należy pamiętać o dostosowaniu poszczególnych stanowisk pracy do ich charakteru. W zupełnie inny sposób powinien być urządzony i rozmieszczony gabinet działu księgowego (zamknięta przestrzeń, regały służące przechowywaniu dokumentów) niż np. stanowisko handlowe (przestrzeń umożliwiająca kontakt z klientem). Dostosowanie organizacji stanowiska w odniesieniu do charakteru wykonywanej pracy zagwarantuje stworzenie optymalnych warunków. Warto zwrócić uwagę na organizację specjalistycznych stref przestrzennych np. biura zespołów projektowych.. Specjalistycznymi pomieszczeniami coraz częściej spotykanymi w biurach są także tzw. telefoniczne budki, które gwarantują pracownikom prywatność podczas prowadzenia telefonicznych rozmów, chillout roomy pozwalają na rozprostowanie się a także zrelaksowanie się przy muzyce.
Jasno i ciepło… ale z umiarem!
Ważnym elementem aranżacji biura jest rozmieszczenie sieci teleinformatycznej oraz zapewnienie właściwego oświetlenia i klimatyzacji. Gniazdka elektryczne i łącza internetowe należy rozplanować tak, aby żaden z przewodów nie stanowił zagrożenia dla bezpieczeństwa. Klimatyzacja pomieszczenia powinna zapewniać możliwość regulacji. Zbyt nagrzane bądź zbyt chłodne pomieszczenie negatywnie wpłynie na percepcję pracowników. Dobre rozplanowanie oświetlenia w pozwoli uniknąć niedoświetlenia poszczególnych stanowisk. Warto również zwrócić uwagę na zastosowanie odpowiedniego natężenia światła w zależności od charakteru stanowiska pracy.
Komunikacja to podstawa
Nowoczesne biura promują bezpośrednie rozmowy, jako najbardziej efektywne formy komunikacji między pracownikami. Często sprawy omawiane w kilkunastu mailach można sfinalizować kilkuminutową rozmową. Dlatego w centralnej części biur umieszcza się kanapy, punkty z ekspresami do kawy czy dystrybutory wody – wszystko, co może zachęcić pracowników do swobodnych rozmów.
Dokoła
Badania wskazują, że umieszczenie roślinności w biurze może zwiększyć produktywność pracowników. Zaś dostęp do świeżego powietrza i dziennego światła wpływa na jakość snu co dalej przekłada się na lepsze funkcjonowanie w ciągu dnia. Dlatego obecnie w biurowcach dużą wagę przykłada się do zieleni, a wykorzystane oświetlenie jest możliwie najbardziej zbliżone do naturalnego.
Cicho, ciszej…
W obecnych biurowcach dużą rolę odgrywa środowisko akustyczne, które wpływa na komfort pracy. Praca w hałasie rozmów może obniżyć poziom efektywności pracownika nawet o 50 %. Dlatego aby ograniczyć propagację hałasu między poszczególnymi strefami biura wycisza się przy pomocy sufitów akustycznych i paneli ściennych.
Sam budynek to nie wszystko
Wyglądasz przez okno swojego biura i co widzisz? Autostradę? Lotnisko a może park? Warto jest zwrócić uwagę na to w jakiej lokalizacji umiejscowione jest biuro. O ile możemy pozwolić sobie na komfort wyboru lokalizacji – to ważny czynnik dla stworzenia ergonomicznego miejsca pracy, spokojnego i pozwalającego na skupieniu się na obowiązkach.
Jak widać dobrze zaaranżowana przestrzeń biurowa wcale nie jest taką prostą sprawą jakby się wydawało. Zwłaszcza, że miejsce to przygotowujemy z myślą o innych (pracownikach / klientach) – inaczej niż w przypadku własnych czterech ścian.